Facturació > Clients > Albarans

Funció per a convertir fàcilment albarans a factura. Només cal seleccionar entre els albarans pendents existents i donar l'ordre de facturar-los.

Tingueu en compte que segons la legislació espanyola hi ha una data límit per a convertir un albarà a factura, que en el moment d'escriure aquestes línies és el dia 15 del mes següent a l'emissió de l'albarà. Atès que aquestes normes poden fàcilment canviar en el futur, l'usuari ho hauria de confirmar abans de fer servir aquesta funció.

A la reixeta superior apareix la llista de tots els clients, on podeu realitzar cerca incremental, i a la reixeta inferior veureu la llista d'albarans pendents de cadascun, que per defecte apareixeran tots seleccionats. Si voleu modificar aquest estat, definiu la vostra selecció a la reixeta inferior. Com seleccionar línies en una reixeta.

Feu servir la funció Suma per obtenir la suma dels imports totals dels albarans seleccionats.

Podeu definir la data que es donarà a les noves factures a la casella Data de la factura, que per defecte serà sempre la data del sistema.

Si marqueu la casella Agrupa en una sola factura tots els albarans seleccionats d'un mateix client quedaran englobats dins una sola factura. Altrament, serà emesa una factura per cada albarà. Les factures que agrupin més d'un albarà n'inclouran la totalitat de les línies. Però la resta dels camps (Venciment, Descompte p. i., Comanda, Agent, etc.) seran agafats del darrer albarà. Si hi hagués disparitat entre albarans en el descompte per pagament immediat, òbviament l'import total de la factura no coincidirà amb la suma dels totals dels albarans agrupats, però això és responsabilitat de l'usuari, atès que no té sentit que a una part de la factura s'apliqui un descompte per aquest concepte i a altres un descompte diferent. Caldria tenir especial cura en aquests casos i crear una factura per cada albarà.

Marqueu la casella Agrupa text lliure per tal que les factures amb albarans agrupats capturin el text lliure de tots els albarans, un després de l'altre i encapçalats per un subtítol amb el número i la data del document al qual corresponen. Si existissin albarans agrupats contenint un text lliure idèntic, exactament igual, el programa només n'agafarà el primer, per tal d'evitar repeticions inadequades, com per exemple condicions de venda, data de les vacances, ofertes comercials, i altres. Si aquesta casella no està marcada, la factura inclourà només el text lliure del darrer albarà. En qualsevol dels casos l'usuari sempre podrà eliminar o modificar posteriorment aquests textos des de la finestra de canvis de factures. Aquesta casella estarà desactivada si Agrupa en una sola factura no està marcada.

Si voleu veure només els clients que tenen albarans pendents marqueu la casella Oculta clients sense albarans pendents. Si teniu molts clients d'alta, i pocs amb albarans pendents, les operacions de navegació i cerca amb un filtre tan estret poden arribar a ser molt lentes, especialment en ordinadors poc potents. És millor que abans desactiveu el filtre.

Podeu evitar que siguin facturats albarans amb base imposable negativa marcant la casella No processis albarans negatius. Aquests albarans seguiran visibles a la reixeta però no seran facturats en cap cas.

Marqueu la casella Només albarans fins a perquè siguin facturats únicament els albarans la data dels quals sigui igual o anterior a la definida a la casella adjunta. En cas d'activar aquesta funció, no serà processat cap albarà si la seva data és posterior a la indicada, encara que hagi estat expressament marcat per l'usuari.

Useu el botó Actualitza per refrescar les dades mostrades quan us trobeu treballant en una xarxa d'àrea local.

WinOmega assignarà número a les noves factures de manera correlativa i començant pel que tingueu definit a Configuració com a Numeració de factures. Després d'acabat el procés el programa, sense demanar confirmació, imprimirà les factures acabades de crear si la casella Impressió immediata està marcada.

Doneu l'ordre de facturar a) Prement el botó Factura seleccionats per a processar només els albarans seleccionats d'un client, o b) Prement el botó Factura tots per a facturar la totalitat dels albarans pendents, sense distinció de client. En aquest cas el programa demanarà una doble confirmació per tal d'evitar que per error o distracció es facturi un gran nombre d'albarans.

Els albarans facturats no desapareixen de la base de dades. Només queden marcats com a facturats, i en cas de necessitat podrien ser modificats si no és que estan protegits a Configuració. Qualsevol canvi que s'introdueixi a les línies d'articles quedarà reflectit a la factura a la qual l'albarà pertany, però no pas els que es facin a la capçalera i al text lliure.

Per a facturar albarans un per un és preferible que aneu al menú Facturació existent a modificació d'albarans.

Què cal fer en cas d'errada?

L'operació inversa només es pot fer des de la finestra de canvis de factures, clicant al botó Baixa factura a factura. En aquest cas només s'eliminarà la factura, i l'albarà o albarans quedaran lliures per a ser facturats de nou. Teniu en compte, tanmateix, que després d'aquesta operació no hauria de quedar cap número de factura solt sense assignar, si voleu complir amb la normativa vigent. El programa regularitza el número de factura només en el cas que l'eliminada sigui la darrera. Per tant, si volguéssiu donar de baixa diverses factures correlatives incloent-hi la darrera, comenceu per aquesta i aneu retrocedint. Després de qualsevol d'aquestes operacions, reviseu sempre l'apartat Numeració de factures a Configuració.

Us convé llegir també les respostes #372 i #378.