Aquesta funció pot ser d'utilitat si voleu crear automàticament una còpia en disc dels vostres documents (comandes, pressupostos, albarans i factures) cada cop que doneu l'ordre d'impressió. Aquestes còpies poden ser enviades als clients o proveïdors mitjançant correu electrònic de forma immediata o amb posterioritat, o bé es poden mantenir recopilades en una carpeta per poder-hi accedir des de fora del programa.
Trieu a la llista Format el que cregueu més convenient, o deixeu l'opció <cap> per a mantenir desactivada aquesta funció. Per a més agilitat també es pot seleccionar <cap> prement les tecles Supr o Esborra. Trobareu més detalls sobre les característiques específiques de cada format a vista prèvia. Si el client o proveïdor té definit a la seva fitxa un Format del fitxer concret (que no sigui el Predeterminat), aquest prevaldrà damunt el que estigui seleccionat a la pantalla d'impressió.
Cap dels formats disponibles reprodueix els documents amb total exactitud si bé, de manera general, el més recomanable és el PDF. Les línies i requadres hi poden aparèixer parcialment o no aparèixer-hi gens. En funció de les característiques de l'entorn i, especialment, del programa amb què siguin oberts, uns mostren més fidelitat que altres. Si el document a enviar conté imatges gràfiques és recomanable no emprar el format HTML sinó PDF. En qualsevol cas sempre és aconsellable fer proves abans.
Si marqueu la casella Envia al client o proveïdor, cada cop que doneu l'ordre d'impressió, bé sigui directament, o després d'acabar l'emissió del document (si ho teniu així definit a la pantalla d'altes), WinOmega enviarà tot seguit al client o proveïdor un missatge de correu electrònic amb el fitxer o fitxers adjunts creats (vegeu paràgrafs anteriors), a condició que tingui entrada una adreça electrònica a la seva fitxa. Podeu desactivar aquesta funció per a un client o proveïdor determinat seleccionant <cap> en el camp Format del fitxer.
Només clients: Si a la fitxa del client està marcada la casella Factura-e (XAdES) les factures s'enviaran signades en format Factura-e 3.2 i signatura XAdES-EPES, amb extensió XML. Vegeu-ne més detalls.
Marqueu la casella Posa'm en còpia oculta per a rebre una còpia del missatge a la vostra pròpia bústia de correu, amb finalitat d'arxiu o verificació. Aquesta còpia serà enviada a l'adreça que consti a la casella Adreça de correu a Configuració.
Seleccioneu la prioritat del missatge entre cinc possibilitats a la llista desplegable Prioritat. Si voleu sol·licitar-ne confirmació de lectura marqueu la casella Amb confirmació. Alguns programes de correu no interpreten correctament aquestes dues ordres o senzillament les ignoren.
Com aconseguir que el programa enviï els documents per email de forma automàtica.
Podeu crear un text fix explicatiu, que es farà servir com a cos del missatge, mitjançant l'editor de textos del programa, menú Predefinits > Text electrònic fix.
L'ús d'aquesta funció del programa pot ser molt interessant, car permet estalviar costos d'impressió, paper, sobres, manipulació i segells de correus, a més de rebre's de forma immediata la tramesa. Però per aconseguir un mínim d'agilitat i evitar pauses és molt convenient disposar d'una connexió de banda ampla a Internet, com ADSL o cable de fibra òptica.
Si en engegar aquesta funció observéssiu que no envia cap missatge, reviseu els punts següents: (1) que el client o proveïdor tingui una adreça electrònica a la fitxa, sense cap espai en blanc davant, (2) que estigui definit el camp Format a la pantalla d'impressió, (3) que estigui marcada la casella Envia al client o proveïdor, (4) que tots els vostres paràmetres de correu electrònic a Configuració siguin els correctes i (5), el més important, que estigueu connectat a Internet en el moment de la tramesa.