Fitxers > Exporta a comptabilitat

Funció per a exportar la facturació de WinOmega a diversos programes de comptabilitat disponibles en el mercat (ContaNet de Nelson SoftNet, ContaClip de ClipCorn Software, ContaPlus de Sage SP i ContaWin d'Isla Soft). El programa agafa totes les dades de facturació i les col·loca a un fitxer de traspàs, perquè siguin captades posteriorment pel programa de comptabilitat, el qual crearà els assentaments corresponents, sense que ho hàgiu de fer de manera manual.

Els comptes on s'efectuaran els apunts són els definits per l'usuari en aquesta pantalla. Els valors predeterminats són els següents:

Nom Número
Vendes 7000000
Compres 6000000
Caixa 5700000
Impost repercutit 4770000
Impost suportat 4720000

S'agafarà com a compte del client o proveïdor el que haurà estat entrat al camp Comptabilitat a la fitxa corresponent. Si aquest camp s'hagués deixat en blanc, llavors WinOmega agafarà el codi del client o proveïdor. Amb el programa ContaPlus és possible definir més comptes per a la comptabilització dels impostos. És responsabilitat de l'usuari, doncs, que el compte s'atingui a les normes vigents en el Pla General Comptable (entre altres, que comenci per 43 o per 40, segons el cas).

Seleccioneu el programa de comptabilitat en el quadre de selecció Programa.

L'exportació és independent per a cadascuna de les empreses. WinOmega envia a comptabilitat cada factura només una vegada. Després d'exportada s'hi introdueix una marca interna, independentment de quin sigui el programa de comptabilitat, per tal d'evitar que en successives operacions es produeixin assentaments repetits. Si l'usuari vol exportar per segona vegada una factura, li pot treure la marca Exportada des de Facturació > Clients > Canvis o des de Facturació > Proveïdors > Canvis. Traieu la marca a la casella Marca com a exportades perquè WinOmega no marqui les factures que ha exportat, per si voleu fer proves.

Si una factura estigués marcada com a cobrada o com a pagada en el moment d'efectuar-ne l'exportació, WinOmega crearà dos apunts addicionals del mateix assentament en els comptes de Caixa i del client o proveïdor respectivament. Però si la data de cobrament o pagament és introduïda amb posterioritat, o és modificada, llavors caldrà que entreu pel vostre compte aquests dos apunts en el programa de comptabilitat. Si voleu que no siguin traspassats mai a comptabilitat els moviments de cobrament i pagament de factures, deixeu en blanc el compte Caixa a Facturació > Exporta.

En cas d'estar practicant auto-retencions per IRPF, preneu nota que el procés d'exportació a comptabilitat les ignorarà, a causa de que cap dels programes enllaçats té previst aquest concepte en el fitxer de traspàs.

Important: L'estructura del fitxer de traspàs compleix amb les especificacions imposades pel fabricant de cada programa de comptabilitat, per la qual cosa tot el funcionament del procés d'exportació està supeditat a que aquestes condicions es mantinguin. Si en el futur fossin modificades unilateralment, Omega Software no assumirà més responsabilitat que la de reimplementar-les en la versió més recent de WinOmega tan aviat com li sigui possible.

Com podria exportar les dades de facturació en un format legible per altres programes?.

ContaPlus

L'exportació és operativa amb ContaPlus Juny 2017, i també amb versions anteriors i probablement posteriors. En cas de dubte suggerim que feu proves o us adreceu directament al fabricant.

La longitud del compte ha de ser la mateixa que el nombre de dígits del nivell de comptes definit al programa de comptabilitat. No cal que els comptes de clients i proveïdors estiguin d'alta prèviament a ContaPlus. WinOmega traspassa també aquesta informació per tal que el programa de comptabilitat la incorpori a la seva base de dades.

La importació de factures, ja dins de ContaPlus, s'efectua des del menú Asientos > Utilidades > Exportar/Importar. Després d'oberta la nova pantalla, seleccioneu Procés: Importació d'Assentaments, i Tipus de Fitxer: XBase. Per a evitar la duplicació d'assentaments en posteriors operacions d'importació, és aconsellable que marqueu la casella Eliminar fitxers d'importació en finalitzar el procés.

El fitxer de Diari es denominarà XDiario.dbf i el de Subcompte, XSubCta.dbf si l'exportació correspon a l'empresa 1 de WinOmega. Si realitzéssiu l'exportació des d'una altra empresa, llavors els fitxers duran un identificador. Per exemple, XDiario2.dbf i XSubCta2.dbf per a l'empresa 2.

Si la vostra versió de ContaPlus admet comentaris d'assentaments, trobareu també els fitxers corresponents amb els noms XDatAsi.dbf, XDataAsi2.dbf, etc. En aquests fitxers WinOmega inclourà el contingut del camp lliure (o comanda) i el text lliure a factures emeses, i el contingut dels camps Referència i Notes a factures rebudes, separats per un guió. Com que ContaPlus només admet 40 caràcters en el fitxer de comentaris, la informació excessiva que hi pogués haver quedarà truncada a partir d'aquest nombre. L'exportació de comentaris us permetrà fer cerques usant el contingut dels esmentats quatre camps.

En cas que ContaPlus trobés assentaments incorrectes, us en mostrarà el detall a la taula d'assentaments no vàlids. Alguns dels missatges possibles: Dates fora de rang o Dates no comptables, quan alguna factura no correspon a l'exercici vigent, % IVA o Rec diferent, si intenteu importar un tipus d'impost a un compte que no correspon al que el programa de comptabilitat espera, i altres com Assentament desquadrat en euros, Nivell de subcompte erroni, Subctes IVA sense definir, Quotes d'IVA no coincideixen i Comptes no definits, que s'expliquen per ells mateixos. Podeu obtenir-ne un llistat prement el botó Incorrectes.

Si gestioneu retencions per IRPF, tant a factures rebudes com emeses, preneu nota de que seran ignorades.

Abans d'inciar el procés, definiu l'interval de dates de les facturas que voleu exportar.

El fitxer de traspàs serà dipositat a la carpeta que l'usuari defineixi en prémer el botó Carpeta, i haurà de coincidir amb la que ContaPlus recomana a la finestra Exportació - Importació. Si el fitxer contenia dades d'una exportació anterior, les noves dades s'afegiran a les anteriors. Si la carpeta indicada no existeix, trobareu el fitxer a la carpeta de treball de WinOmega.

ContaNet

L'exportació és operativa amb ContaNet versió 5.0.0.

És imprescindible que hi hagi coincidència entre els comptes de clients i proveïdors de WinOmega i els respectius comptes de ContaNet. Abans d'efectuar l'operació d'exportar és convenient que tingueu d'alta al programa de comptabilitat tots els clients i proveïdors. Així mateix, els comptes Vendes, Compres, Caixa, Impost repercutit i Impost suportat també convé que siguin coneguts prèviament per ContaNet.

Des de dins del programa de comptabilitat cal assegurar-se que la longitud dels comptes coincideixi amb els que accepteu a la pantalla Facturació > Exporta de WinOmega i amb la longitud dels comptes de clients i proveïdors. Confirmeu-ho a ContaNet des de la funció Utilitats > Personalització > Pla de Comptes > Comptes Auxiliars.

L'exportació es pot realitzar associant els clients i proveïdors per codi o bé per NIF. L'opció per defecte és associar per codi, no obstant algunes funcions de ContaNet requereixen que l'associació es faci per NIF. En cas de dubte, consulteu el manual d'usuari corresponent o poseu-vos en contacte amb Nelson SoftNet.

Per a efectuar la importació des de dins de ContaNet cal accedir a l'opció Utilitats > Utilitats del Programa > Importació de dades d'altres programes > Importació del Diari / Extractes / Altres. Tingueu en compte que l'empresa seleccionada a ContaNet ha de coincidir en el segon número amb l'empresa activa de WinOmega. Per exemple, si a comptabilitat teniu oberta l'empresa 01, la importació s'efectuarà amb l'empresa 1 de WinOmega. Si fos la 02, llavors agafaria les dades exportades de la 2, etc. Després d'acabada la importació, ContaNet us demanarà si voleu esborrar el fitxer de traspàs. Accepteu-ho si el procés d'importació s'ha completat sense error. Per a més informació sobre el maneig d'aquest programa, consulteu el manual de l'usuari corresponent o poseu-vos en contacte amb Nelson SoftNet.

El fitxer de traspàs, que és un arxiu de text, es crea de nou a cada operació, i el seu nom és CONTA0#.SEC, on el signe # està substituït pel número de l'empresa que estigui activa (és a dir, CONTA01.SEC, CONTA02.SEC, etc.). WinOmega avisa de l'existència d'un fitxer d'un traspàs anterior. Confirmeu-ne la sobreescriptura només si esteu completament segur que ja havíeu efectuat l'operació d'importació des de ContaNet.

WinOmega diposita sempre el fitxer de traspàs a la carpeta que indiqueu en prémer el botó Carpeta, per exemple \Arxius de Programa\ContaNet, si bé és preferible que sigui \Arxius de Programa\ContaNet\Datos. Si el fitxer contenia dades d'una exportació anterior, les noves dades substituiran les anteriors. Si la carpeta indicada no existeix, trobareu el fitxer a la carpeta de treball de WinOmega.

ContaWin

L'exportació era operativa amb ContaWin versió 1.51, ContaWin 32 versió 2.0 i ContaWin 2000, a través d'un fitxer d'enllaç en format CSV, però no es pot emprar amb ContaWin 2000 Office, ja que Isla Soft va modificar unilateralment la funció d'importar facturació inclosa a les versions anteriors forçant l'ús d'un servidor OLE. Amb versions posteriors sembla que el fabricant ha obert de nou l'enllaç mitjançant fitxers CSV. Per a més detalls consulteu a Link Soluciones[enllaç extern].

És imprescindible que hi hagi coincidència entre els comptes de clients i proveïdors de WinOmega i els respectius comptes de ContaWin. Abans d'efectuar l'operació d'exportar és convenient que tingueu d'alta al programa de comptabilitat tots els clients i proveïdors. Així mateix, els comptes Vendes, Compres, Caixa, Impost repercutit i Impost suportat també convé que siguin coneguts prèviament per ContaWin.

Des de dins del programa de comptabilitat cal assegurar-se que la longitud dels comptes coincideixi amb els que accepteu a Facturació > Exporta de WinOmega i amb la longitud dels comptes de clients i proveïdors. Confirmeu-ho a ContaWin des de la funció Utilitats > Personalització > Pla de Comptes > Comptes Auxiliars.

Per a efectuar la importació des de dins de ContaWin cal accedir a l'opció Utilitats > Utilitats del Programa > Importar dades d'altres programes > Importar Diari. Tingueu en compte que l'empresa seleccionada a ContaWin ha de coincidir en el segon nombre amb l'empresa activa de WinOmega. Per exemple, si a comptabilitat teniu oberta l'empresa 01, la importació s'efectuarà amb l'empresa 1 de WinOmega. Si fos la 02, llavors agafaria les dades exportades de la 2, etc. Després d'acabada la importació, ContaWin us demanarà si voleu esborrar el fitxer de traspàs. Accepteu-ho si el procés d'importació s'ha completat sense error. Per a més informació sobre el maneig d'aquest programa, consulteu el manual de l'usuari corresponent o poseu-vos en contacte amb Isla Soft.

El fitxer de traspàs, que és un arxiu de text, es crea de nou a cada operació, i el seu nom és CONTA0#.SEC, on el signe # està substituït pel número de l'empresa que estigui activa (és a dir, CONTA01.SEC, CONTA02.SEC, etc.). WinOmega avisa de l'existència d'un fitxer d'un traspàs anterior. Confirmeu-ne la sobreescriptura només si esteu completament segur que ja havíeu efectuat l'operació d'importació des de ContaWin.

WinOmega diposita sempre el fitxer de traspàs a la carpeta que indiqueu en prémer el botó Carpeta, per exemple \ContaWin, si bé és preferible que sigui \ContaWin\Datos. Si el fitxer contenia dades d'una exportació anterior, les noves dades substituiran les anteriors. Si la carpeta indicada no existeix, trobareu el fitxer a la carpeta de treball de WinOmega.

ContaClip

L'exportació de factures funciona amb ContaClip 4.44 i versions posteriors. Tot seguit en detallem algunes de les especificitats.

La longitud del compte ha de ser la mateixa que el nombre de dígits del nivell de comptes definit al programa de comptabilitat, que per defecte és 7. En el cas que un client o proveïdor encara no hagués estat donat d'alta a ContaClip, no us en preocupeu, aquest programa n'enregistrarà l'alta prenent les dades subministrades per WinOmega.

El fitxer de traspàs que crea WinOmega perquè sigui llegit per ContaClip es denomina CONTACL#.EUC, on el signe # ha de ser substituït pel número de l'empresa activa. Per exemple, CONTACL1.EUC, CONTACL2.EUC, etc. El programa diposita sempre aquest fitxer a la carpeta que indiqueu en prémer el botó Carpeta, per exemple C:\ContaCli, però si per algun motiu accidental el perdéssiu, en trobareu sempre una còpia a la carpeta de treball de WinOmega. Si el fitxer contingués dades d'una exportació anterior, les noves dades seran afegides al final.

Si el fitxer de traspàs conté alguna factura corresponent a un exercici diferent del que estigui actiu a ContaClip, o un compte de client té una longitud diferent al nivell de comptes definit, rebreu un missatge d'error des del programa de comptabilitat.

Si emeteu factures amb diversos tipus de l'impost, seran creats apunts independents amb els imports de cada base imposable i de cada tipus.

Per a efectuar la importació des de dins de ContaClip cal accedir a l'opció "Fitxer > Importar assentaments (*.EUC)". Quan el programa us demani "Nom del fitxer del qual importar" entreu-hi, per exemple, C:\CONTACLI\CONTACL1.EUC, o el nom que hi correspongui si la carpeta de la comptabilitat fos una altra o l'empresa exportadora d'Omega fos distinta a la 1. Si exporteu des de l' empresa 9 de WinOmega els assentaments es crearan en el Diari 2 de Contaclip. Per a més informació sobre el maneig d'aquest programa, consulteu-ne el manual de l'usuari.

Important: Omega Software no es pot responsabilitzar en cap cas que en futures versions i/o revisions dels programes de comptabilitat aquí citats les respectives empreses productores mantinguin la funcionalitat actual de l'enllaç. En cas de dubte, l'usuari haurà de contactar-hi directament, o provar amb versions de demostració.