Magatzem > Sortides > Canvis
Magatzem > Pressupostos > Canvis
Facturació > Clients > Canvis
Facturació > Clients > Rectificatives > Canvis

Factures rectificatives

Al capdavall


Funció per a introduir modificacions a albarans, pressupostos, factures i factures rectificatives amb posterioritat a la seva emissió.

Aquest capítol suposa que heu llegit abans íntegrament el text contingut a Altes, ja que una gran part del maneig d'aquesta pantalla coincideix amb el d'aquella. Teniu en compte a més que la possibilitat de canvis podria estar desactivada a Configuració, pestanya Seguretat.

Localitzeu el document a modificar mitjançant l'ús del navegador a dalt a l'esquerra, o amb la roda del ratolí. Per anar més ràpid podeu també arrossegar amb el ratolí la barra que es troba immediatament a sota. Però si us estimeu més l'ús del teclat, sapigueu que amb les tecles Inici, Fi, RePàg, AvPàg i fletxes de cursor podreu també moure-us al llarg del fitxer. Aquestes tecles estaran actives en el moment d'obrir la pantalla fins que el focus es desplaci a qualsevol altre control. Si deixen de funcionar, dueu el focus de nou a la barra de desplaçament fent-hi un clic. També podeu anar directament al document que voleu prement el botó Cerca per número o la tecla Control+N i entrant-hi manualment el número, o bé mitjançant la funció Localitza.

Totes les dades del document poden ser canviades mitjançant aquesta funció, llevat del número i l'hora en què ha estat emès. Si us cal canviar el codi d'un article, caldrà primer eliminar la línia i afegir-ne una de nova tot seguit, perquè no és possible la seva modificació directa.

Per a canviar dades a la reixeta, situeu el focus damunt la línia i columna que vulgueu i premeu F2, feu un clic amb el ratolí, o senzillament comenceu a escriure.

Les factures poden ser marcades com a cobrades omplint la casella Cobrada amb la data que correspongui. L'operació inversa es fa esborrant la data existent mitjançant la tecla Supr, o bé fent-hi un doble clic i executant l'opció Eliminar al menú contextual.

Si la casella Exportada es troba marcada (només factures) significa que el document ha estat exportat al programa de comptabilitat. En cas de necessitat podeu canviar aquesta situació manualment. Per a fer-ho amb un gran nombre de factures consecutives llegiu a la secció Consultes i respostes la resposta #301.

Consulteu l'hora en què el document ha estat emès situant el punter del ratolí damunt la data d'emissió. Es mostrarà a la bombolla i a la barra d'estat al peu (només si teniu activades les bombolles a Configuració). També podeu obtenir-la del menú Consultes.

Cliqueu al botó amb el logotip de l'AEAT i el rètol SII per a conèixer l'estat de la factura visible a pantalla en relació a l'SII.

Quan es modifica el camp quantitat d'un article, l'existència a magatzem és actualitzada seguint les mateixes pautes descrites a la pantalla d'ajuda d'Altes.

Premeu el botó Localitza o Control+L per fer la cerca d'un document per client, per agent, per número, per data d'emissió, per data de venciment o per comanda (o com sigui que hàgiu redefinit el camp lliure). També hi podreu trobar amb aquesta funció les factures no rectificatives que hagin rebut cobraments parcials a compte. Trieu Línies a la llista desplegable per cercar qualsevol fragment de codi, descripció o seguiment (lot, número de sèrie, traçabilitat) d'article a totes les línies de detall dels documents existents. Seleccioneu Text lliure per a trobar mots o frases inclosos en aquest camp. Si us cal trobar factures exportades a comptabilitat, o no exportades, trieu el camp Exportada i marqueu, o desmarqueu, la casella visible a la dreta. Si voleu que la cerca es faci per a un sol client, podeu combinar aquesta funció amb Fixa client.

Mitjançant el botó Fixa client o amb l'opció de menú Edició > Fixa Client podeu fer que quedin visibles només els documents emesos al client que en aquest moment es trobi a pantalla. Executeu aquesta funció de nou per tornar a la situació habitual. Mentre el filtre estigui actiu la barra de desplaçament present a la part superior de la pantalla quedarà inhabilitada per a l'arrosegament manual.

Premeu el botó Cerca text o Control+B per a trobar un text determinat dins les línies del document visible a pantalla. El programa farà la cerca a tots els camps o columnes, de manera que podreu trobar per codi, per descripció, per quantitat i per preu. La cerca s'engega sempre en el registre o línia següent a l'actiu, de manera que en documents amb una sola línia no estarà operativa aquesta funció. Si voleu cercar un valor numèric, sigui quantitat o preu, entreu-hi el separador de decimals en el mateix format que mostra el programa, i no hi entreu el separador de milers ni hi poseu cap zero decimal a la dreta. Així, si preteneu trobar un preu com 1.254,20, per tal que el programa el trobi caldrà entrar-hi 1254,2.

Premeu el botó Impressió o Control+P per a imprimir el document.

Premeu el botó Rebuts o Control+R per a imprimir el rebut associat (només operatiu amb factures).

Si voleu eliminar la totalitat del document premeu Baixa, botó amb el signe negatiu que es troba a la part superior, junt al navegador. En el cas que el document eliminat sigui el més recent, WinOmega actualitzarà automàticament el comptador numèric a Configuració tot fent-lo recular una unitat. En cas contrari, és responsabilitat de l'usuari no deixar espais buits que trenquin la correlació numèrica, especialment quan es tracta d'una factura (hauríeu d'emetre una rectificativa o un abonament en lloc d'eliminar la factura errònia). En donar de baixa un albarà o una factura directa, el programa restaura l'existència de cadascun dels articles. En eliminar una factura no directa, l'albarà o albarans associats no són eliminats. El camp Darrera venda del client, això no obstant, no recuperarà la data que havia tingut anteriorment, ja que el programa no conserva aquesta dada. Un cop eliminat el document ja no pot ser recuperat. Important: Abans d'eliminar qualsevol factura de la base de dades cal que verifiqueu la conformitat d'aquesta operació amb la normativa fiscal vigent. En qualsevol cas no és convenient fer-ho una vegada el document, sigui en format paper o digital, es trobi ja en possessió del client.

Si a una factura no directa (associada a un o diversos albarans) se li elimina una línia de detall, aquesta desapareixerà també de l'albarà al qual pertany i serà actualitzada l'existència de l'article. Contràriament, si s'afegeix una nova línia a una factura no directa, aquesta línia no serà incorporada a cap dels albarans associats a la factura, i quedarà òrfena d'albarà, malgrat que l'existència sí que serà actualitzada. Les línies afegides a factures no directes quedaran sempre ordenades al principi del bloc de línies de detall.

A canvis de pressupostos trobareu l'opció de menú Conversió que us permetrà convertir-los a albarà o a factura. Trieu després l'opció Impressió immediata per tal que en acabar el procés s'obri el document creat i pugueu imprimir-lo, fins i tot modificar-lo. Seleccioneu l'opció Impressió diferida per a deixar la impressió per a un altre moment. No és possible la transformació d'un pressupost a albarà i factura alhora, però després de la conversió a albarà aquest es pot facturar amb només dos clics. Aquesta operació no és reversible, perquè després de la conversió el document original desapareix de la base de dades, encara que se'n manté el contingut íntegre a l'arxiu digital. Amb aquest procés l'existència dels articles inclosos al pressupost és descomptada del magatzem, si no és que està marcada la casella Actualitza existència a pressupostos a Configuració. Si us cal convertir un pressupost només parcialment, unes línies sí i unes altres no, no podreu fer-ho de manera directa. Però podeu fer servir la funció Repeteix en aquesta mateixa pantalla per a obtenir dos pressupostos idèntics. D'aquesta manera, en el primer podreu eliminar les línies que no voleu i convertir-lo tot seguit a albarà o factura, i en el segon podreu eliminar les línies ja convertides i deixar-lo per a una ocasió posterior. Us convé llegir també a Consultes i respostes els números 155, 247 i 268.

A canvis d'albarans està disponible l'opció de menú Facturació que us permetrà crear ràpidament una factura a partir del document a pantalla amb només un parell de clics. Trieu l'opció Impressió immediata per tal que en acabar el procés s'obri la factura creada i pugueu imprimir-la, fins i tot modificar-la. Seleccioneu l'opció Impressió diferida per a deixar la impressió per a un altre moment; es mantindrà a pantalla l'albarà acabat de facturar. Si us equivoqueu, aquesta operació és fàcilment reversible eliminant la factura acabada de crear, a condició que encara no hagi estat enviada al client i que no existeixin altres factures a continuació. Funció inactiva amb albarans ja facturats. En cas de necessitar la facturació múltiple d'albarans, amb la possibilitat de que siguin agrupats en una factura els d'un mateix client, caldrà que ho feu a través de Facturació > Clients > Albarans. També a la vostra disposició una funció per a crear factura i albarà simultàniament al menú Magatzem > Sortides > Altes > Factura i albarà.

Si voleu obtenir un nou albarà, pressupost o factura com el que teniu a pantalla, repetint-ne tot el contingut, premeu l'opció de menú Repeteix. El programa en demanarà confirmació i crearà el document sol·licitat, li assignarà el número que estigui definit a Configuració, pestanya Facturació, la data del sistema, i el venciment que li correspongui. La resta de dades seran idèntiques a les del document original. Una cosa semblant a un copia i enganxa. En acabar l'operació feu una ullada al nou document, sobretot als preus. Posteriorment li podreu canviar el client i afegir o eliminar línies si calgués. Si el document repetit fos una factura procedent d'albarans, la nova factura serà directa, ja no dependrà de cap albarà. Si repetiu un albarà ja facturat, el nou albarà quedarà com a pendent de facturar. En repetir un albarà o factura el programa actualitzarà l'existència de cada article, però no emetrà avisos si l'estoc quedés sota mínim o no hi hagués prou existència. Com que el programa no conserva historial de tots els passos, si després de repetir un document li canvieu el client, l'agent comercial, o n'elimineu algun article, les dates de la darrera operació de cada registre no seran restaurades. Funció no disponible amb factures rectificatives.

Feu servir la funció Trasllada per a traslladar a una altra empresa el document a pantalla. Vegeu-ne més detalls.


Factures rectificatives

Si el document a pantalla (només factures) hagués de ser rectificat per alguna de les causes previstes al Reial Decret 1496/2003[enllaç extern] (B.O.E. nº 286 del 29-11-2003) i Reial Decret 87/2005[enllaç extern] (B.O.E. nº 27 del 01-02-2005) del Ministeri d'Hisenda espanyol, utilitzeu la funció Rectificativa per a crear una factura rectificativa per substitució. WinOmega no inclou la creació de factures rectificatives per diferències.

El nou document prendrà com a data d'emissió la data actual, el número que l'usuari hagi definit a Configuració, pestanya Facturació, i la resta de les dades hi seran copiades de la factura original o rectificada.

Afegiu-hi les línies que cregueu necessari, i feu constar al text lliure el número i data del document original i la causa de la rectificació. L'existència dels articles a magatzem no s'actualitza per la simple acció de crear la factura rectificativa, però sí que es fa així que l'usuari introdueix qualsevol modificació al camp quantitat, bé sigui a una de les línies originals o a una de nova. La data del moviment de magatzem es manté a les línies que procedeixen de la factura original, però les línies que eventualment hi puguin ser afegides prendran la data de la factura rectificativa.

Caldrà tenir una cura molt especial si us decidíssiu a modificar alguna de les quantitats de les línies arrossegades de la factura rectificada, ja que és molt fàcil cometre un error que provoqui el desajustament de les existències. Per exemple, si han tornat 10 unitats d'un article i en lloc d'afegir-hi una nova línia amb quantitat igual a -10 (en negatiu) sobreescriviu el valor original de 10 amb -10 es produïrà un desfasament en l'existència, perquè el programa hi sumarà 20 unitats en comptes de 10. Un altre error freqüent és posar el signe negatiu al preu en lloc de fer-ho amb la quantitat, de manera que també l'estoc quedarà falsejat.

És aconsellable doncs no tocar cap de les línies procedents de la factura original. Si calgués regularitzar una quantitat, afegiu una nova línia amb l'increment d'aquesta quantitat amb signe positiu o negatiu, segons convingui, i amb el mateix codi d'article. Si us cal regularitzar un preu o tipus d'impost indirecte aplicat, feu això: (1) Afegiu una nova línia amb la quantitat igual que a la factura original però amb el signe canviat i el mateix preu o impost, de manera que s'anul·lin, i (2) Afegiu una nova línia amb la quantitat igual que a l'original, i el nou preu o tipus d'impost correctes. És important que seguiu aquest ordre i no a l'inrevés. D'aquesta manera s'assegura la correcta actualització del magatzem i la conservació del darrer preu i descompte aplicats al client.

La gestió de factures rectificatives no contempla el cobrament a terminis. El programa no permet tampoc la rectificació de diverses factures agrupant-les en un únic document rectificatiu.

Les factures rectificatives són factures directes i les seves línies de detall ja no estan vinculades a cap albarà, fet pel qual no és possible imprimir-les amb els albarans identificats.

Les factures rectificatives no funcionen com a factures d'abonament, però també són usades amb aquest fi. Cal crear-les quan una factura s'ha fet malament, per exemple, conté algun error en les dades fiscals, en els preus, en les quantitats, o hi ha hagut una devolució de mercaderia, i ja està enviada al client. Llavors es crea una nova factura exactament tal com hauria d'haver estat l'original. En aquests casos, malgrat que es comptabilitzen tots dos documents, la rectificada i la rectificativa, el primer no es computa per a la tributació i es tracta com si no hagués existit.

WinOmega no inclou la gestió de factures rectificatives de proveïdors. Però es pot resoldre enregistrant-les com a factures normals (al camp Notes indiqueu el número i data de la factura rectificada o original). Tot seguit cerqueu a l'arxiu de factures rebudes la factura rectificada i creeu-hi una nova entrada amb aquesta factura posant signe negatiu a tots els imports. En el camp Notes feu constar que es tracta d'un assentament compensatori, indicant-hi el número de la factura rectificativa associada. No anul·leu ni modifiqueu l'entrada inicial d'aquesta factura. Aquesta operació no és compatible amb l'SII, on caldrà enregistrar manualment la factura rectificativa.

Us convé llegir també a Consultes i respostes el número 231.

Com es registra una factura rectificativa? (segons el lloc web[enllaç extern] de l'Agència Tributària): "Pot registrar-se l'import de la rectificació amb el signe que pertoqui. També pot registrar-se la factura tal com queda després de la rectificació, per bé que en aquest últim cas, haurà d'anotar-se a més, la factura inicial amb signe contrari". WinOmega fa servir el segon procediment, conegut com a "per substitució", perquè sembla més clar que l'altre, denominat "per diferència".


Al capdamunt